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How-To Workshop-Planung Teil 10: Debrief und Nachbereitung

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Im letzten Teil unseres How-Tos haben wir uns der Moderation Ihres Workshops gewidmet und Ihnen Ratschläge gegeben, wie Sie aufmerksam und stressfrei durch den Workshop-Tag kommen und dabei Ihre Teilnehmenden motiviert halten.

Wenn schließlich die letzte Übung beendet ist und die Ergebnisse zusammengetragen sind, beginnt der letzte Teil des Workshops – und damit auch der letzte Teil dieses How-Tos.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie zum Schluss Ihres Workshops die Ergebnisse von Übungen und Diskussionen zu einem kompakten, umsetzbaren Debrief zusammentragen, mit Ihren Teilnehmenden die nächsten Schritte besprechen und wie Sie hinterher Ihren Workshop unkompliziert nachbereiten.

Übersicht

  • Die Erwartungsabfrage
  • Next Steps
  • Die Nachbereitung

Die Erwartungsabfrage

Wenn Sie, wie in Teil 3 unseres How-Tos besprochen, zu Beginn des Workshops eine Erwartungsabfrage gemacht haben, beginnen Sie Ihr Debrief am besten, indem Sie Ihre Teilnehmenden zu dieser Erwartungsabfrage zurückführen.

Zur Erinnerung: In der Erwartungsabfrage haben Ihnen Ihre Teilnehmenden mitgeteilt, was sie sich vom Workshop inhaltlich erwarten, welche Fragen sie klären möchten und worüber sie gern mehr erfahren würden.

Wenn Sie diese Erwartungen in der Abfrage auf Moderationskarten oder Post-Its notiert haben, hängen Sie diese noch einmal gut sichtbar auf. Nun gehen Sie die Erwartungen nach und nach mit der Gruppe durch und entscheiden, welche Erwartungen und Ziele die Teilnehmenden mehrheitlich als »erfüllt« ansehen. Erfüllte Erwartungen werden abgehängt.

Besprechen Sie im Anschluss mit den Teilnehmenden die nicht erfüllten Erwartungen:

  • Inwiefern wurde die Erwartung nicht erfüllt? Wurde das Thema überhaupt nicht behandelt oder kam es zu kurz?
  • Welche Aspekte des Themas blieben unbehandelt?
  • Wo sind zusätzliche Informationen nötig, damit die nächsten Schritte eingeleitet werden können?

Hängen Sie nach dieser Besprechung die erfüllten Erwartungen wieder auf und lassen Sie Themen, erreichte Ziele, Aufgaben und Diskussionen noch einmal Revue passieren. Auch hier sollten Sie Ihren Teilnehmenden einige Fragen stellen:

  • Was haben Sie zum Thema gelernt?
  • Was hat Sie überrascht?
  • Was hat Sie zum Umdenken bewogen?

Next Steps

Der beste Workshop nützt nichts, wenn Ihre Teilnehmenden die behandelten Inhalte ein paar Tage später schon wieder vergessen haben. Wissen muss sich festsetzen – und neue Erkenntnisse müssen Veränderungen anstoßen. Führen Sie darum am besten die Erwartungsabfrage direkt in eine Besprechung der nächsten Schritte für jeden einzelnen Teilnehmenden über.

Diese Besprechung ergibt nur für innerbetriebliche Workshops wirklich Sinn, denn in Firmen-Szenarien sind alle Teilnehmenden vertraut mit den Strukturen und können eine fundierte Diskussion führen. Beispielfragen:

  • Was sind Ihre nächsten Schritte zu den für Sie relevanten Themen?
  • Was können Sie schon morgen umsetzen?
  • Welche Unterstützung brauchen Sie, damit Sie diese Schritte umsetzen können?

Machen Sie sich hier unbedingt Notizen, damit Sie später Entscheidungsträgern mitteilen können, welche Hilfestellungen Ihre Teilnehmenden benötigen. Nach dem Workshop Umfang und Umsetzung dieser Hilfestellungen zu verhandeln, ist nicht Ihre Aufgabe. Diese Verhandlungen anzustoßen fällt aber sehr wohl in Ihren Aufgabenbereich.

Basierend auf den Informationen, die Sie mit diesen Fragen einholen, sollten Sie nun gemeinsam mit Ihren Teilnehmenden die nächsten Schritte festlegen. Je konkreter desto besser: To-Do-Listen mit festen Deadlines funktionieren erfahrungsgemäß am besten. Wichtig ist, dass die Teilnehmenden sich verantwortlich fühlen, sprechen Sie die Teilnehmenden darum persönlich an.

Nachbereitung

Ziel der Nachbereitung ist es, alle relevanten Personen über Inhalte und Absprachen zu informieren und es Ihren Teilnehmenden zu ermöglichen, sich die wichtigsten Punkte ein paar Tage nach dem Workshop noch einmal zu vergegenwärtigen.

Der erste Schritt für eine erfolgreiche Nachbereitung ist ein gewissenhaft geführtes Fotoprotokoll. Wer mit dem Whiteboard arbeitet, kommt nicht umhin, während des Workshops Fotos zu schießen, bevor die Inhalte dem Wischer zum Opfer fallen.

Flipchart-Benutzer können dagegen für die Nachbereitung Ihre Flipchart-Blätter und Karten wieder aufhängen und in Ruhe fotografieren.

Heutzutage sind schon Einsteiger-Smartphones mit Kameras ausgerüstet, die bei guten Lichtverhältnisse lesbare Ergebnisse liefern. Wer ein solches Modell besitzt, kann sich einfach eine der vielen Apps herunterladen, mit denen man unkompliziert Fotos machen und ins PDF-Format umwandeln kann.

Wer bereits einen Cloud-Speicher-Service wie Dropbox oder OneDrive nutzt, hat sogar schon eine passende App auf dem eigenen Gerät – inklusive automatischem Upload in die Cloud.

Das bloße Fotografieren von Inhalten reicht aber in den seltensten Fällen aus. Längst nicht alle, die Ihre Ausarbeitung lesen werden, haben auch am Workshop teilgenommen. Besonders Entscheidungsträger in höheren Positionen möchten sich von Ihrer Nachbereitung überzeugen lassen, dass es sich lohnen wird, in Nächste Schritte und Hilfestellung für Teilnehmende zu investieren. Bereiten Sie darum die Ergebnisse mit einem sofort erkennbaren roten Faden auf und hängen Sie unbedingt den Zeitplan an.

Je weniger Dateien Sie verschicken müssen, desto besser. Im besten Fall fassen Sie Ihre Bilder und Texte zu einem einzelnen, großen PDF zusammen. So muss niemand zig Anlagen verwalten und die Hemmschwelle sinkt erheblich, sich das gesamte Dokument auch gewissenhaft anzuschauen.

Mit dem Abschicken der Nachbereitung endet Ihre Verantwortung als Workshop-Leitung. Was die Teilnehmenden und deren Vorgesetzte mit dem erarbeiteten Wissen und Ihren Learnings machen, liegt nun nicht mehr bei Ihnen.

Damit ist unser How-To Workshop-Planung vorerst zu Ende. In den nächsten Wochen finden Sie bei uns im coachbar-Blog noch weitere Beiträge zu anderen Workshop-Themen.

Wir sehen uns weitere Möglichkeiten der Feedback-Anfrage an und erklären Ihnen, wie Sie zielgerichtet mit Ihrem eigenen Workshop-Team auf Feedback reagieren und daraus Lehren ziehen. Außerdem erwartet Sie bei uns in nächster Zeit noch ein Vergleich der besten und einfachsten Apps zur Digitalisierung von Flipchart- und Whiteboard-Inhalten.

Bis bald im coachbar-Blog!

Unser bestes Zubehör für Workshops und Meetings finden Sie in der Kategorie »Workshop-Zubehör.«

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