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How-To Workshop-Planung Teil 2: Mitstreiter finden, Inhalte und Abläufe planen

Head_Workshop_Mistreiter

Im ersten Teil dieses How-Tos haben wir ein detailliertes Workshop-Ziel erarbeitet. In diesem Teil suchen wir uns Mitstreiter, die uns bei der Erfüllung dieses Ziels helfen können und erarbeiten Inhalt, Ablauf und Logistik des Workshops.

Übersicht:

  • Mitstreiter finden
  • Teilnehmerplanung
  • Inhaltsplanung
  • Übungen & Methoden
  • Zeitplanung
  • Logistische Planung

Mitstreiter finden

Nicht immer können und sollten Sie sich für die Planung eines Workshops Mitstreiter suchen. Arbeiten Sie als freiberuflicher Moderator, haben Sie unter Umständen vor Beginn des Workshops keine Berührungspunkte mit den Teilnehmern. Personalern oder Projektleitern stehen in der Firma dagegen qualifizierte Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung. Nutzen Sie dieses Know-How! Vom Workshop-Problem betroffene Mitarbeiter verfügen meist über Insider-Wissen, auf das Sie bei der Planung zurückgreifen sollten.

Achten Sie darauf, dass sich die Kompetenzen Ihrer Mitstreiter sinnvoll ergänzen. Je mehr Kompetenzbereiche Sie abdecken, desto weniger laufen Sie Gefahr, wichtige Punkte zu vernachlässigen. Die Teamgröße sollte aber in einem gesunden Verhältnis zur späteren Teilnehmerzahl stehen. Im Idealfall kommen auf jedes Teammitglied vier bis sechs Teilnehmer.

Behalten Sie die Sympathien und Antipathien der Teammitglieder im Auge. Hat es in der Vergangenheit Reibungen zwischen zwei potenziellen Mitstreitern gegeben, sollten Sie es sich zwei Mal überlegen, ob Sie beide in Ihr Team einladen. Verschiedene Meinungen zum Thema kann ein Team dagegen in der Regel gut verkraften. Oft ergeben sich die besten Ideen in der Planungsphase aus angeregten Diskussionen.

Teilnehmerplanung

Bevor Sie Inhaltliches besprechen, sollten Sie im Groben klären, wie viele Teilnehmer Sie zum Workshop einladen möchten. Die »ideale« Workshop-Größe gibt es nicht, generell kann man aber sagen, dass Workshops mit unter fünf bzw. über vierzig Teilnehmern schwer zu leiten sind – und vergleichsweise wenig nützliches Wissen generieren.

An diesem Punkt ist eine Zielgruppenanalyse wertvoll. Fragen Sie sich, welche Alters- und Hierarchie-Gruppen am Workshop teilnehmen werden und welche Interessen diese Teilnehmer vertreten.

Das Workshop-Thema sollte jeden der Teilnehmer persönlich betreffen, einige Teilnehmer sollten über Entscheidungsgewalt verfügen, damit Erarbeitetes direkt umgesetzt werden kann. Eine genaue Teilnehmerliste brauchen Sie hier noch nicht, Sie sollten aber in der Lage sein, Ihre Inhalte und Methoden auf Ihre Zielgruppe zuzuschneiden.

Inhaltsplanung

Die Inhalte Ihres Workshops planen Sie am besten vom Groben ins Feine: Legen Sie fest, welche Kernfragen bearbeitet werden sollen und gehen Sie darauf aufbauend immer mehr in die Details.

Machen Sie zum Auftakt der Inhaltsplanung ein ausgedehntes Brainstorming. Hier ist es von Vorteil, Mitstreiter im Team zu haben, die mit dem Problem vertraut sind und ihr Know-How einfließen lassen können.

Im Brainstorming sollten sich die wichtigsten Probleme herauskristallisieren. Workshop-Zeit ist kostbar: Nehmen Sie nur die Themen auf, auf die sich alle Beteiligten zu einhundert Prozent einigen können. Überlegen Sie dann, wie Sie eine Narrative zwischen den Themenkomplexen aufbauen können, um einen roten Faden zu schaffen, der Ihre Teilnehmer durch den Workshop führt. Es hat sich bewährt, mit einem eher »offenen« Thema zu beginnen und gegen Ende konkret zu werden.

Wenn sich Mitstreiter beim Brainstorming als Experten für einen Themenaspekt entpuppen, überlegen Sie, ob Sie Impulsvorträge halten lassen. In maximal fünf Minuten können Sie so alle Workshop-Teilnehmer auf einen ähnlichen Wissensstand bringen.

Übungen & Methoden

Ein Workshop dient der Wissensgenerierung, nicht der Wissensvermittlung. Jedem Impulsvortrag sollte eine Übung folgen, in der, basierend auf dem Vortrag, neue Ansätze entwickelt werden.

Eine detaillierte Übersicht über die beliebtesten Übungen finden Sie im nächsten Teil dieses How-Tos. Die meisten Übungen lassen sich grundsätzlich einem von drei Ansätzen zuordnen:

  • Diskussionen
  • Interaktive Gruppenarbeiten
  • Lernspiele

 

Diskussionen führen schnell zu verwertbaren Ergebnissen, sind aber eher weniger dazu geeignet, Teilnehmer aufzurütteln. Die meisten Diskussions-Methoden zielen darauf ab, bestehende Gruppenformationen zu durchbrechen und so Teilnehmer ins Gespräch zu bringen, die sich ohne fremde Anweisung nicht detailliert zum Thema ausgetauscht hätten.

Interaktive Gruppenarbeiten erfordern viel Anleitung: Damit alles reibungslos ablaufen kann, müssen Sie die Arbeitsaufgaben präzise und nachvollziehbar formulieren und die Teilnehmer umfassend in den Ablauf der Arbeitsmethode einführen. Können Sie dies leisten, kann eine Gruppenarbeit Ihren Workshop auflockern und Lösungsansätze generieren.

Lernspiele können Verständnis für Probleme und Empathie mit den Betroffenen schaffen – wenn Sie Ihre Teilnehmer aus der Reserve locken und Hemmungen abbauen können. Für den Fall, dass sich Ihre Teilnehmer aber schon frühzeitig als unwillige Spieler entpuppen, sollten Sie für jedes geplante Spiel einen »Plan B« parat haben.

Zeitplanung

Wenn Sie einen minutengenauen Zeitplan aufstellen, haben Sie am Workshoptag mehr Kontrolle und können frühzeitig reagieren, wenn Diskussionen den zeitlichen Bogen zu überspannen drohen.

Kleiner Tipp: Denken Sie bei der Planung des Ablaufs in Schulstunden. Eine bewährte Basis ist die Doppelstunde: 90 Minuten Arbeit, gefolgt von 15 Minuten Pause. Mit einer längeren Mittagspause und Umbaupausen können Sie in einem achtstündigen Tag vier Einheiten unterbringen. Mehr als diese vier Doppelstunden sollten Sie nicht einplanen. Nach vier 90-minütigen Einheiten sind nur die wenigsten Teilnehmer noch aufnahmefähig und diskussionsbereit.

Bereiten Sie zur Sicherheit noch einen zweiten, gerafften Ablaufplan vor. Wenn die Teilnehmer Schwierigkeiten mit einer Übung haben oder den Zeitplan mit einer hitzigen Diskussion überspannen, können Sie so selbstbewusst umschwenken, ohne den Ablauf durcheinander zu bringen.

Logistikplanung

Auch logistische Themen sollten Sie frühzeitig mit in die Planung aufnehmen. Wie lange brauchen die Teilnehmer vom Vortragsort zur Kantine? Lässt sich ein kleines Kaffee-Buffet im Raum aufbauen? Welches Equipment steht im Raum? Was müssen Sie selbst an Equipment mitbringen?

Wenn Sie bereits ein Gefühl dafür entwickelt haben, wie lange Ihr Aufbau dauern wird, sollten Sie diese Zeiten schon in Ihren Ablaufplan eintragen. Das schafft besonders dann Sicherheit, wenn sich technische Schwierigkeiten offenbaren.

Themen, Zeitplan und Logistik sind nun geplant. Eines fehlt aber noch: Die Übungen. Im nächsten Teil des How-Tos Workshop-Planung führen wir Sie in die beliebtesten Übungsmethoden ein und geben Ratschläge, welche Methoden sich für bestimmte Aufgabenstellungen bewährt haben.

Die nützlichsten Moderationskoffer für einen perfekten Start in Ihren Workshop finden sie hier.

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