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How-To Workshop-Planung Teil 8: Ankunft und Eröffnung

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Im letzten Teil dieses How-Tos haben wir eine vollständige Ausstattung für unseren Workshop zusammengestellt und uns die Gegebenheiten am Workshop-Ort genauer angesehen.

Die Planungsphase des Workshops ist damit beendet, nun beginnt der praktische Teil. Natürlich lassen wir Sie auch am Workshop-Tag nicht im Stich und greifen Ihnen in den nächsten Teilen der Reihe weiter mit Ratschlägen und Anregungen unter die Arme. In diesem Beitrag dreht sich alles um die wichtigen ersten Minuten: Ankunft, Vorbereitung und Eröffnung.

Übersicht

  • Ankunft und Vorbereitung
  • Die Eröffnung
  • Das Kennenlernen
  • Die Erwartungsabfrage

Ankunft und Vorbereitung

Seien Sie mindestens eine Stunde, besser zwei Stunden, vor Beginn des Workshops am Ort, damit Sie genug Zeit haben, technische Fehler zu beheben und im Raum für Ordnung zu sorgen. Denn wer einen Workshop leitet, kann eigentlich nie zu früh vor Ort sein.

Regulieren Sie zunächst die Bedingungen im Raum. Welche Lampen erzeugen in Kombination das beste Licht? Sind Luftfeuchtigkeit und Temperatur angenehm? In einem stickigen, überheizten Raum hat niemand Lust, sich an Übungen und Diskussionen zu beteiligen. Sorgen Sie darum unbedingt für eine angenehme Atmosphäre.

Wenn Sie mit den Rahmenbedingungen zufrieden sind, überprüfen Sie gründlich Ihr Equipment. Schreiben alle Marker satt und sauber und haben Sie genug Flipchartpapier und Moderationskarten dabei? Funktionieren Kabel und Adapter für den Beamer? Überprüfen Sie nicht nur die Videoverbindung, sondern auch die Audiokabel und machen Sie sich dabei mit der Bedienung der örtlichen Anlagen vertraut.

Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihre Teilnehmenden zum richtigen Raum führen müssen. Wenn der Weg nicht oder nur unzureichend ausgeschildert ist, sollten Sie den Veranstalter informieren oder selbst aussagekräftige Schilder schreiben. Kleine Workshop-Gruppen können Sie natürlich auch später persönlich abholen und zum Raum führen.

Je nach Situation sollten Sie Inhalte wie Überschriften, Vortragsnotizen oder Erwartungsabfragen bereits auf Whiteboards oder Flipchart-Blättern vorschreiben. Sind Sie früh genug am Ort, können Sie dies auch direkt vor dem Vortrag tun. In jedem Fall sollten Sie unbedingt einen großformatigen Zeitplan aushängen, der für alle Teilnehmenden gut sichtbar und lesbar ist.

Ist ein Catering organisiert, sollten Sie an jedem Tisch Servietten auslegen, damit die Teilnehmenden verschüttete Getränke aufwischen können, ohne den Workshop zu stören. Legen Sie auch Stifte, Papier oder Moderations-Sets aus, wenn Sie derartige Materialien bereitstellen.

Wenn Sie mit diesen Vorbereitungen fertig sind, räumen Sie noch einmal gründlich auf. Alles, was nicht essentiell für das Gelingen des Workshops ist, verschwindet nach Möglichkeit im Schrank oder Nebenraum. Je weniger im Weg steht oder kaputt gehen kann, desto einfacher haben Sie es später.

Die Eröffnung

Ob Sie Ihre Teilnehmenden nun an der Tür abholen oder diese von sich aus ihren Weg zum Workshop finden: Irgendwann kommt der Moment, in dem alle Teilnehmenden im Raum eingetroffen sind, auf ihren Stühlen Platz genommen haben und die Blicke auf Sie richten. Der Workshop beginnt.

Starten Sie Ihren Workshop mit einer kurzen Einführung in die Problematik, die das Thema angestoßen hatte und geben Sie einen Überblick über die Themenaspekte und das endgültige Ziel. Ob Sie einen Impulsvortrag halten, einen Filmclip zeigen oder sogar mit einer polarisierenden These provozieren, steht Ihnen hier frei. Möchten Sie sanft in eine komplexe Thematik einführen, bietet sich der Vortrag an. Mit einer gezielten Provokation können Sie dagegen aufrütteln, zur Meinungsbildung anregen und ihre Teilnehmenden für weitere Diskussionen aktivieren.

Geben Sie mit Verweis auf den ausgehängten Zeitplan einen Überblick über den weiteren Verlauf des Workshops, inklusive Essens- und Pausenzeiten. Diese Einführung ist auch ein guter Zeitpunkt, einige Spielregeln zu definieren. Wenn Sie nicht explizit mit der Technik arbeiten oder digitale Themen in den Vordergrund stellen, ist ein Smartphone-Verbot eine gute Idee. Grundsätzliche Werte wie ein respektvolles Miteinander und Diskussionsbereitschaft sollten sich von selbst verstehen, es schadet aber nicht, diese noch einmal zu wiederholen.

Das Kennenlernen

Sind nun alle auf dem gleichen Stand, können Sie mit dem Kennenlernen beginnen. Bei innerbetrieblichen Workshops arbeiten die Teilnehmenden mitunter seit Jahren zusammen, fragen Sie in solchen Situationen aber trotzdem nach, ob sich alle Teilnehmenden kennen. Gerade in größeren Betrieben können verschiedenen Abteilungen wenige Berührungspunkte im Arbeitsalltag haben und wer neu im Betrieb ist, der hat häufig auch noch nicht alle Mitarbeiter kennengelernt.

Wie Sie das Kennenlernen handhaben, hängt vor allem davon ab, ob Sie ein »hartes« oder »weiches« Thema behandeln. Geht es um ernste Veränderungsmaßnahmen, die Anwesende eventuell sogar negativ betreffen können, sollten Sie sich Kennenlern-Spiele lieber sparen. Auch Faktoren wie Antipathien zwischen Teilnehmenden oder Konkurrenzdenken zwischen verschiedenen Abteilungen müssen Sie hier beachten. Paar-Interviews und Co. eignen sich nur bedingt, wenn die Interviewpartner im Konkurrenzkampf stehen. Eine Liste der wichtigsten Warm-Up-Methoden finden Sie im dritten Teil des How-Tos.

Im Zweifelsfall müssen Sie aber nicht auf ein Kennenlernen verzichten. Es ist immer von Vorteil, wenn die Teilnehmenden zu jedem Gesicht auch einen Namen haben. Gut überlegte, der Situation angemessene Fragen reichen bei schwierigen Themen aus, um im Rahmen der Möglichkeiten für eine entspannte Atmosphäre zu sorgen und Ihre Teilnehmenden miteinander bekannt zu machen.

Die Erwartungsabfrage

Sie sind nun beinahe bereit, mit den ersten Übungen zu beginnen. Bevor Sie ins Eingemachte gehen, sollten Sie aber unbedingt noch eine kurze Erwartungsabfrage machen, um einen gemeinsamen Rahmen für die operativen Ziele des Workshops abzustecken.

Die generelle Vorgehensweise haben wir schon im dritten Teil des How-Tos beschrieben. Sammeln Sie die Erwartungen Ihrer Teilnehmenden auf einem Whiteboard oder Flipchart und merken Sie sich, welche Schlagworte besonders häufig fallen. Behalten Sie diese Erwartungen im weiteren Verlauf des Workshops im Auge und führen Sie Methoden, Diskussionen und konsolidierte Ergebnisse immer wieder darauf zurück. So verlassen Ihre Teilnehmenden hinterher den Workshop mit dem Gefühl, etwas erreicht zu haben und sind motivierter, erarbeitete Pläne in die Tat umzusetzen.

Unser bestes Zubehör für Workshops und Meetings finden Sie in der Kategorie »Workshop-Zubehör.«

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