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How-To Workshop-Planung Teil 6: Teilnehmerfindung im Betrieb

Head_Workshop_Teilnehmerfindung

In den letzten Teilen dieses How-Tos haben wir mit der Themenformulierung, ersten Überlegungen zu den Teilnehmenden, sowie Zeit- und Methodenplanung wichtige Vorarbeit zum Gelingen unseres Workshops geleistet.

Diese Woche schauen wir uns noch einmal genauer an, wie Sie in einer Betriebssituation die richtigen Teilnehmenden finden und zu einer Gruppe zusammenstellen, die in einem Workshop funktionieren kann. Dazu geben wir Tipps, wie Sie eine informative Einladung schreiben, die Lust auf eine Teilnahme macht.

Übersicht

  • Die Gruppenzusammenstellung
  • Stolperfallen und Störfaktoren
  • Die Workshop-Einladung

Die Gruppenzusammenstellung

Wie sie die Teilnehmenden- und Einladungs-Planung am besten angehen, hängt in erster Linie davon ab, ob Sie einen innerbetrieblichen oder einen öffentlichen Workshop vorbereiten. Denn für diese beiden Szenarien sind sehr unterschiedliche Herangehensweisen und Zielsetzungen nötig.

Organisieren Sie einen innerbetrieblichen Workshop, haben Sie Ihr Publikum in den meisten Fällen sicher – wer keine wichtigeren Verpflichtungen hat, muss eben am Workshop teilnehmen. Wenn Sie bereits länger mit Ihren Kollegen und Kolleginnen zusammenarbeiten, haben Sie zudem eine Menschenkenntnis, von der externe Workshop-Leitende nur träumen können.

Eine Vielfalt an Erfahrungen ist im Workshop das A und O: Ein guter Workshop bringt verschiedene Altersgruppen, Geschlechter, Interessengruppen und Hierarchiestufen in einem Raum zusammen. Laden Sie aus jeder betroffenen Abteilung mindestens eine Person ein und achten Sie darauf, dass die eingeladenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur fachliche Kompetenz mitbringen, sondern nach einem erfolgreichen Workshop auch realistische Veränderungen anstoßen können.

Behalten Sie bei der Vorauswahl die Größe der Gruppe im Auge. Eine Person kann je nach Workshop-Situation etwa 10 bis 15 Teilnehmende gebührend betreuen. Wenn Sie sich bereits bei der Themenplanung Mitstreiter ins Boot geholt haben und sich mit diesen die Moderations-Arbeit teilen, kann die Gruppe entsprechend auch etwas größer werden. Ab Gruppengrößen von 40 Teilnehmenden wird es aber zunehmend schwieriger, alle Teilnehmenden zu Wort kommen zu lassen.

Stolperfallen und Störfaktoren

Klar: Fachliche Kompetenzen und Entscheidungsfähigkeit sind die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl der Teilnehmenden. Vergessen Sie aber niemals, dass Ihre Teilnehmenden später im Workshop zusammenarbeiten müssen. Personen, die Sie im Arbeitsalltag als wenig teamfähig erlebt haben, sind nicht in jedem Workshop gut aufgehoben – ganz egal, wie kompetent sie sein mögen.

In dem seltenen Fall, dass Ihnen Antipathien zwischen zwei potenziellen Teilnehmenden bekannt sind, sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie unbedingt beide Personen zum Workshop einladen müssen. Eine angespannte Workshop-Atmosphäre kann sich schnell negativ auf die Motivation Ihrer Teilnehmenden auswirken.

Betriebspolitische Faktoren können dazu führen, dass Personen eingeladen werden, die eigentlich nicht recht in die Workshop-Gruppe passen. In vielen Firmen sind das unbeteiligte Entscheidungsträger. Diese können zwar hinterher Veränderungen anstoßen, haben aber durch mangelnde Fachkenntnis im Workshop oft nichts zum Thema beizutragen.

Lassen Sie fachfremden Entscheidungsträgern stattdessen nach dem Workshop die gesammelten und aufbereiteten Ergebnisse zukommen, statt sie einzuladen. So können diese vom erzeugten Wissen profitieren und eine informierte, überlegte Entscheidung treffen.

Die Workshop-Einladung

Für eine gelungene Workshop-Einladung können Sie sich an vier W-Fragen orientieren:

»Was wollen wir tun?« Beantworten Sie die grundsätzlichen Fragen zu Termin und Ort. Wo findet der Workshop statt und wie lang dauert er? Haben Sie in den Pausen für Verpflegung gesorgt oder gehen die Teilnehmenden in die Kantine? Wenn Sie einen Workshop planen, der auswärts stattfindet, geben Sie an dieser Stelle auch Information zu Anfahrt und Unterkunft.

»Warum wollen wir das tun?« Fassen Sie noch einmal zusammen, welches Problem Sie angehen möchten oder welches Verbesserungspotenzial ausgeschöpft werden soll.

»Wie wollen wir das tun?« Sind Sie mit Ihrer Zeit- und Methodenplanung bereits zufrieden, hängen Sie hier den voraussichtlichen Zeitplan des Workshops an. Sehen Sie noch Optimierungsbedarf, informieren Sie Ihre potenziellen Teilnehmenden stattdessen grob und informell darüber, welche Themenaspekte sie bearbeiten möchten.

»Wohin soll uns das führen?« Erklären Sie kurz, was Sie im Workshop operativ erreichen möchten. Welches Wissen und welche Ideen sollen generiert werden und was wird hinterher mit den erarbeiteten Ergebnissen geschehen?

Wenn Sie die Zeit dazu haben, jede Einladung zu personalisieren, erklären Sie jedem einzelnen kurz, wie Sie und die anderen Teilnehmenden vom Fachwissen dieser Person profitieren können. So geben Sie Ihren Teilnehmenden von Anfang an das Gefühl, ein wichtiger Bestandteil der Workshop-Gruppe zu sein. Dass Sie individuelle Erwartungen an die Teilnehmenden stellen, erzeugt Pflichtgefühl und Verantwortung – sie gehen so motivierter in den Workshop.

Aus diesen Gründen kann eine personalisierte Einladung auch dann ihren Sinn haben, wenn in Ihrem Betrieb Workshop-Einladungen routinemäßig unpersonalisiert, etwa als Termineinladung in Outlook, verschickt werden. Wenn es die Situation zulässt, senden Sie das personalisierte Anschreiben einfach zusätzlich zur unpersonalisierten Einladung.

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